Wil je een geslaagd bedrijfsfeest plannen, maar weet je niet goed waar je moet beginnen? Hieronder geven wij je een aantal tips voor het plannen van een bedrijfsfeest. 

Bedrijfsfeesten zijn bedoeld voor grote groepen mensen. Het kan best lastig zijn om voor een grote groep te bedenken welke activiteiten je kunt plannen. Het is dan ook handig om een aantal stappen te volgen. Hierdoor kan er niet veel mis gaan tijdens de organisatie van je bedrijfsfeest. Met de onderstaande tips wordt jouw bedrijfsfeest gegarandeerd een succes. 

Tip 1: Bepaal het doel van het bedrijfsfeest
Voordat je het feest echt gaat plannen, is het belangrijk om vast te stellen wat het doel van het feest is. Wil je het bedrijfsfeest organiseren omdat jullie iets te vieren hebben? Of gaat het puur om de teambuilding? Als het om een feest gaat, dan kan je weer andere gasten uitnodigen, zoals zakenrelaties, medewerkers en partners van medewerkers. Gaat het meer om het verbeteren van de teambuilding dan is het niet nodig om gasten van buiten het bedrijf uit te nodig. Het is dan genoeg om het feest alleen met collega’s te vieren.

Het is een tip om de doelstelling van het feest duidelijk mogelijk te beschrijven. Het is dan veel makkelijker om activiteiten te bedenken voor je feest.

Tip 2: Stel het aantal gasten vast
Nadat je hebt bepaald wat het doel van het feest is, weet je of er alleen medewerkers of ook andere relaties naar het bedrijfsfeest komen. Je kunt dan het aantal gasten vaststellen.  

Tip 3: Bedenk een thema
Als je het doel van het feest hebt bepaald, kun je het thema en de activiteiten gaan bedenken. Bedenk activiteiten die bij de groep passen en probeer ook activiteiten te bedenken waarbij de gasten moeten samenwerken. Bepaal het thema niet alleen, maar betrek er ook andere collega’s bij. Of stel een werkgroep samen die het bedrijfsfeest organiseert. Vraag ook naar de mening van andere medewerkers en ga na wat ze leuk vinden. Door je collega’s zoveel mogelijk bij het feest te betrekken, wordt het voor hen nog aantrekkelijker om naar het bedrijfsfeest te komen. 

Tip 4: De begroting samenstellen
Het is natuurlijk zinvol om een begroting op te stellen. Dit kun je doen nadat je het thema van het feest hebt bepaald. Zet alles wat je nodig hebt voor het feest op een rijtje. Denk ook aan onvoorziene kosten. Het is een tip om voor het feest ongeveer vijftig euro per gast te rekenen. Vermenigvuldig dit bedrag maal het aantal gasten en je weet hoeveel het bedrijfsfeest je kost.

Tip 5: Maak een ruime planning
Maak een ruime, overzichtelijke planning en maak de feestdatum ook op tijd bekend. Laat je medewerkers dus ruim van te voren weten wanneer het bedrijfsfeest wordt georganiseerd. Zo kunnen ze die datum vrij houden. Zorg ervoor dat je alles wat je moet regelen goed plant, zodat je niets vergeet. Vermeldt ook bij elke activiteit wanneer het geregeld moet worden en wie het regelt.

Wil je een band of een artiest boeken? Doe dit dan een aantal maanden van tevoren en zorg ervoor dat de afspraken zijn vastgelegd. Dit geldt ook voor de catering en de locatie. Als je alles zwart op wit hebt staan, dan kan er hier niets mee mis gaan. Je loopt dan niet het risico dat de band niet komt opdagen of dat de locatie al is gereserveerd. Controleer een of twee weken van tevoren ook nog even of alle afspraken nog staan. Je hebt dan nog genoeg tijd om eventueel nog wat dingen aan te passen in het programma.