Waar begin je met de organisatie van een bedrijfsfeest?
Wil je een bedrijfsfeest plannen waar je collega’s het over jaren nog steeds over hebben, maar weet je niet goed waar je moet beginnen? Geen zorgen. Een groot evenement organiseren voor een diverse groep mensen is een uitdaging, maar met de juiste aanpak wordt het een gegarandeerd succes.
Tip 1 – Bepaal de ‘waarom’ van het feest
Voordat je in de details duikt, is het belangrijk om het doel vast te stellen. Wat wil je bereiken?
Iets te vieren?
Bij een jubileum of behaald succes zijn zakenrelaties en partners van medewerkers vaak ook welkom.
Teambuilding?
Als het doel is om de band tussen collega’s te versterken, hou je het feest vaak exclusief voor het eigen personeel.
Een duidelijke doelstelling maakt het makkelijker om het feest vorm te geven en daarnaast ook de juiste sfeer en activiteiten te creëren.
Tip 2 – Stel de gastenlijst samen
Zodra het doel helder is, kun je de knoop doorhakken over de gastenlijst. Heb je een definitief aantal? Dan kun je gericht gaan kijken naar de ruimte die je nodig hebt.
Let op: bij een zakelijke borrel heb je minder vierkante meter per persoon nodig dan bij een uitgebreid diner. Wil je hier meer over weten over de benodigde ruimte? Lees dan onze blog: Aantal personen in een feesttent.
Tip 3 – Kies een thema
Een thema geeft houvast voor de aankleding, de muziek en de catering. Organiseer het niet in je eentje. Stel een werkgroep samen of pols bij verschillende afdelingen wat zij leuk vinden. Wanneer collega’s zich gehoord voelen bij de organisatie, is de voorpret en de opkomst vaak vele malen groter.
Denk bij de activiteiten ook aan een goede mix: actie voor de actievelingen, maar ook genoeg ruimte om rustig bij te praten.
Tip 4 – Stel een reële begroting op
Niemand houdt van financiële verrassingen achteraf. Zet alle kostenposten onder elkaar. Van tenthuur en catering tot de DJ en de uitnodigingen. Houd naast deze kosten altijd een post ‘onvoorzien’ over voor last-minute wijzigingen of extraatjes.
Tip 5 – Maak een strakke planning en duidelijke afspraken
De beste artiesten, cateraars en mooiste tenten zijn vaak maanden van tevoren al geboekt. Leg afspraken daarom altijd schriftelijk vast.
Save the date
Laat medewerkers zo vroeg mogelijk weten wanneer het feest plaatsvindt, zodat de agenda’s leeg blijven.
Draaiboek
Maak een planning waarin staat wie wat doet en wanneer het geregeld moet zijn.
De laatste check
Neem een week van tevoren alle afspraken met de leveranciers nog even door. Zo kun je met een gerust hart de laatste puntjes op de i zetten.
Een bedrijfsfeest op eigen terrein?
Wist je dat een bedrijfsfeest in een tent op je eigen parkeerplaats of bedrijfsterrein vaak een heel bijzondere sfeer geeft? Bovendien kun je de tent volledig in de stijl van jullie bedrijf laten inrichten.
Benieuwd naar de mogelijkheden? Wij denken graag vrijblijvend mee over de ideale opstelling voor jullie bedrijfsfeest.
